转自：中国金融杂志

导读：商业银行分散采购在提升采购效率、满足紧急需求等方面具有重要作用，如何在提升效率的同时确保合规运作，已成为商业银行分散采购管理面临的重要课题

作者｜程小龙“山西银行集中采购中心副经理（主持工作）”

文章｜《中国金融》2025年第8期

商业银行作为金融体系的重要组成部分，其采购管理水平直接关系到经营效率和风险防控。商业银行采购业务根据规模和性质分为集中采购和分散采购。商业银行分散采购是指各基层分支机构在授权范围内，对未达到集中采购限额的货物、工程和服务进行的零星采购活动，相比集中采购，其具有金额小、频次高、时效性强等特点，主要用于满足基层机构日常运营的及时需求。商业银行分散采购在提升采购效率、满足紧急需求等方面具有重要作用，但也面临管理规范性不足等挑战。

当前金融行业数字化转型加速，商业银行业务场景日益丰富，采购需求呈现多样化、碎片化特征。这对分散采购管理提出更高要求。一方面，分散采购规模持续扩大，范围涉及IT设备、办公用品、营销物料等多个品类；另一方面，采购频次的增加、时效性要求的提高，给规范化管理带来压力。如何在提升效率的同时确保合规运作，已成为商业银行分散采购管理面临的重要课题。

商业银行分散采购的管理现状

• 分散采购的内涵与特征

一是采购主体为基层网点，贴近实际业务需求；二是单笔金额较小但累计金额可观；三是采购场景涉及日常办公、宣传物料等多个领域；四是要求响应快速、程序简便。这些特征决定了分散采购在提升基层运营效率方面的独特价值。

• 监管政策要求

近年来，监管部门持续加强对商业银行采购管理的规范要求。2018年财政部发布《国有金融企业集中采购管理暂行规定》，各商业银行也相应制定采购管理办法，建立分级授权体系，规范采购行为。

• 管理现状分析

目前，商业银行普遍建立了较为完整的分散采购管理制度体系。在组织架构上，采购管理部门负责制定制度流程、开展监督检查；各分支机构设置专门岗位负责具体实施。在操作流程上，按照“事前立项、事中监控、事后检查”的思路开展管理。在信息化建设方面，部分银行已开发采购管理系统，支持在线审批、数据统计等功能。

商业银行分散采购存在的主要问题

• 采购操作不规范

分散采购操作不规范主要表现在三个方面。一是采购方式选择不当。基层机构在小额零星采购中过度依赖单一来源方式，未充分利用询价、竞争性谈判等方式引入竞争机制。例如，在日常办公耗材采购中直接沿用原供应商，忽视市场价格变化和其他供应商选择。二是采购方案编制不完整。由于分散采购单笔金额较小、频次较高，部分机构存在简化采购流程的倾向，采购需求描述过于简单，评分标准设置随意。例如，某分行在零星维修服务采购中仅列明维修项目，未对服务响应时间、质量标准等提出明确要求。三是审批程序执行不规范。基层采购人员往往身兼多职，存在采购实施人员与审批人员交叉任职情况，违反岗位制衡原则。

• 需求统筹不足

一是基层机构对分散采购需求缺乏有效整合。各部门、网点独立开展采购，对同类物品需求未进行统一规划和汇总，如办公用品、IT耗材等日常消耗品采购频繁且分散，未能发挥规模效应。二是临时性采购占比过高。由于年初采购需求调查不充分，加之部分机构重维护轻规划，导致年度预算外的临时采购增多。三是对同质同类项目界定标准执行不统一。特别是基层分支机构在培训、维修、营销物料等服务采购中，对项目相似度判断存在偏差，影响采购效率，提高采购成本。

• 供应商管理不严

一是基层供应商准入把关不严。部分机构为图省事，未按规定对小额分散采购供应商进行资质审核，存在经营异常、资质不全等情况，如在零星维修、小额印刷等采购中直接使用推荐供应商，未核实其经营资质。二是供应商履约评价机制缺失。基层机构未建立针对分散采购供应商的评价档案，对服务质量、响应时效等缺乏日常记录和定期评估。三是供应商关联关系审查不到位。由于分散采购频次高、金额小，基层机构对供应商背景调查不够深入，存在地方保护、利益输送等风险，如个别机构长期使用负责人亲友经营的小型文印店作为固定供应商。

• 系统建设滞后

一是业务流程标准化程度低。现有系统对采购流程支持不够全面，部分环节仍依赖人工操作，难以实现全流程管控。二是数据统计分析能力弱。系统缺乏对采购数据的多维分析功能，无法及时发现采购金额异常、供应商中标频次过高等风险信号。三是档案管理不规范。电子档案保存不完整，重要单证如供应商报价单、谈判记录等未能实现系统化管理。

以上这些问题的存在，一方面影响采购效率，增加管理成本；另一方面也带来合规风险，不利于商业银行采购管理水平的提升。分析这些问题产生的原因，主要在于以下几个方面：管理意识不足，部分机构重视程度不够，对分散采购管理流于形式；制度执行不力，虽然建立了管理制度，但实际执行中存在走样变形；考核约束不足，缺乏有效的考核问责机制，难以形成管理压力传导。

商业银行分散采购精细化管理对策

• 加强制度建设

分散采购制度建设应结合线上线下特点，构建全面的管理框架。一是制定分散采购操作规程，明确线上电商平台采购和线下采购的适用范围、审批权限和操作流程，特别是对电商平台采购，需要制定平台准入标准、商品质量控制、价格管理等专项制度；二是统一归档标准，对电子采购凭证、系统记录等电子化单据的效力认定、存储方式进行规范；三是建立覆盖线上线下的风险控制清单，确保各类采购方式风险可控。

• 强化需求统筹

需求统筹管理应充分运用信息化手段。一是适度上收采购权限，对标准化程度高的办公用品、IT耗材等品类，优先纳入电商平台集中采购目录，实现需求集中管理；二是加强计划管理，通过电商平台收集和分析采购数据，科学预测采购需求，合理设置库存预警；三是推进智能化选型，利用平台大数据分析功能，建立商品画像和需求画像，实现采购需求与商品的智能匹配。

• 规范供应商管理

供应商管理要建立线上线下协同机制。一是优化准入标准，对电商平台供应商设置差异化准入条件，重点关注供应链稳定性、售后服务能力等；二是建立全方位评价体系，整合平台交易数据、用户评价和线下反馈，形成供应商综合画像；三是加强动态监控，利用平台技术手段实时监测商品价格、库存和交付情况，及时发现和处置异常情况。

• 提升系统建设水平

系统建设应着力打造智能化采购平台。一是完善电商平台功能，提供商品目录、价格比对、在线审批等基础功能，同时开发智能推荐、需求预测等增值服务；二是加强数据分析，建立采购数据中台，实现对采购行为的全流程监控和多维度分析；三是推进系统集成，将电商平台与财务系统、资产系统等进行对接，实现数据互通和业务协同。

• 完善监督机制

监督机制要充分利用科技手段。一是开展智能化监控，利用大数据分析识别异常采购行为，建立预警模型实现风险早发现早处置；二是加强过程监督，对电商平台的价格浮动、库存变化等关键指标进行实时监测；三是建立长效机制，将电商平台采购合规性纳入考核体系，形成常态化监督机制。

• 优化电商平台运营

作为分散采购的重要载体，电商平台运营要把握以下要点：一是完善商品管理，建立目录分级分类体系，实施商品全生命周期管理；二是加强价格管控，通过市场询价、历史数据分析等方式，确定合理价格区间；三是提升用户体验，优化平台界面设计，简化操作流程，提供智能化服务；四是强化安全管理，做好数据加密、访问控制、系统容灾等工作，确保平台安全稳定运行。■

（实习编辑　韩明书）

海量资讯、精准解读，尽在新浪财经APP